Валидация базы: что это и как работает — простыми словами

Что есть валидация?

Валидация в email-маркетинге — это проверка качества email-адресов на пригодность для рассылок. Адреса бывают несколько типов: рассмотрим каждый, чтобы не путаться.

Валидные — существующие и правильно написанные адреса без подозрительной активности. Короче — адреса, которым можно отправлять рассылки.

Невалидные — адреса с ошибками в домене (@mail.ru) или префиксе (name@). Ещё к невалидным относят: несуществующие адреса, дубликаты, временные и одноразовые ящики, спам-ловушки.

Условно валидные — действующие и правильно написанные адреса, которые сейчас не могут получать рассылки. Почему не могут получать? На это есть ряд причин: не будем перечислять все, лучше рассмотрим на примере.

Пример: адрес рабочий, но ящик получателя переполнен. Логично, что доходить до адресата рассылки не будут. Когда адрес снова будет доступен для получения новых рассылок — он опять станет валидным.

Как в базу попадают условно-валидные адреса? Самые частые случаи:

1. Если контакты собирались в офлайне — через анкеты, опросы, флаеры и другие формы.
2. В форме подписки не настроили систему Double Opt In (двойное подтверждение подписки).
3. База была устаревшей: удалённая или забытая почта, отписавшиеся подписчики — всё в таком духе.

Цели валидации

Любая база, которая «пылится» на дальней полке несколько месяцев, может содержать в себе некорректные адреса. Причём много. Если в базе «невалидов» будет больше 15% от % всех подписчиков — ждите проблем с доставляемостью во «Входящие», блокировками в сервисе рассылок и испорченной репутации домена.

! Как раз в таких случаях валидация email-адресов — обязательный этап перед отправкой рассылки. Валидация уменьшает риск возникновения проблем на старте запуска.

Виды валидации

Валидация email может осуществляться при вводе адреса (например, в форме подписки), путём автоматической проверки соответствия его базовым условиям — наличие @, домена электронной почты — или даже с помощью интеграции со специальными сервисами валидации (глубокая проверка в реальном времени).

Пример проверки: есть список правильного написания распространённых имён. Если человек ошибся при регистрации и написал «Алксей», скрипт проверит его имя, сверит с базой, исправит на «Алексей» и занесет правильный вариант в базу платформы. Да, крутые письма можно отправлять, даже если человек ошибся при вводе.

Ещё пример: валидация базы задним числом (стандартизация базы), когда уже накопилось какое-то количество контактов, нуждающихся в проверке и исправлении ошибок.

Как валидировать email-адреса

Базу можно проверить вручную, но это долго и неэффективно: вы сможете поправить очевидно плохие имейлы и удалить дубликаты. Проверку базы лучше доверить автоматическим сервисам — сэкономите нервы и время.

По порядку: как работаем с такими сервисами:

1. Регистрируем аккаунт в выбранном сервисе.
2. Загружаем файл с базой контактов, которые хотим провалидировать.
3. Запускаем проверку и получаем результат. По времени — от нескольких минут до часов или даже дней (зависит от размера базы).

В готовом файле сервис добавит к каждому email-адресу свою оценку — стоит ли делать на него рассылку или нет.

А тут — экспресс-проверка базы:

Проверка платная — как правило, основанная на числе контактов в базе. Иногда владельцы бизнеса / руководители не хотят / не готовы платить деньги за проверку. Скажем так: экономия может обернуться бОльшими проблемами.

Оплата валидации в данном случае — инвестиция в базу, чтобы не наломать дров в будущем.

Прогрев базы

Прогрев базы — это отправка писем частями с постепенным наращиванием единовременных отправок. Не путайте с валидацией: это разные процессы.

Чем полезен прогрев базы? С ним не теряются адреса писем при переезде с одной платформы на другую + он сохраняет репутацию домена на хорошем уровне.

Начинайте прогрев с активных сегментов базы (те, с кем уже взаимодействовали). Если таких нет (email-маркетинг на стадии внедрения), то делайте рассылку по проверенным адресам.

Пример прогрева базы до 50 000 подписчиков:

1 000 — 2 000 — 4 000 — 6000 — 9 000 — 12 000 — 15 000 — 20 000 — 25 000  — 30 000 — 35 000 — 40 000 — 45 000 — 50 000

Если база содержит более 50 000 подписчиков — нужно разделить их на сегменты по доменным семействам (@gmail, @yandex, @mail) и прогревать по примеру выше.

! Прогревать базу нужно не только на старте, но и в качестве профилактики, если по ней давно не запускались рассылки. Первая отправка может дать не самые приятные результаты: высокий процент ошибок на доставки. Не пугайтесь, это нормально.

Ориентируйтесь на статистику и смотрите за доставляемостью. Если ошибок мало — можно увеличить единовременные отправки. Нормальный показатель ошибок и жалоб при отправке рассылок — до 1%. Значит, проблем с базой нет. Если 2–5%, значит, часть адресов невалидна и нужно реанимировать базу контактов.

Сервисы для проверки адресов

Выбираем, отталкиваясь от происхождения базы. Если это отечественная почта: Mail, Yandex, Rambler — то лучше тоже проверять её на отечественном сервисе. Почему? Просто потому, что она лучше работает с такими типами адресов.

Если почта «западная»: Gmail, Yahoo, Aol и т.п. — рекомендуем выбирать «западные» сервисы. Причина та же.

А сейчас разберёмся с механикой проверки. Чтобы понимать, как работает сервис.

Обычно процесс ограничивается проверкой синтаксиса (@, домен почты и т.д.) и других технических параметров. Продвинутые сервисы умеют больше: они сверяются с большими базами известных невалидных адресов. Понятно, что продвинутые — лучше.

Общее обсудили — теперь к сервисам.

Mailvalidator — онлайн-платформа для контроля качества контактной базы. Список имейлов можно загружать файлом, возможно подключение к сервису по API.

В диагностику входит:

• синтаксис;
• дубликаты;
• спам-ловушки и контакты, от которых часто поступают жалобы;
• несуществующие и неактивные домены;
• отказы (bounce) по каждому адресу.

Чем хорош: двумя видами проверки. Экспресс для имейл-адресов (с доступной почтовой историей) и полная проверка для всех остальных. Визуализированные отчёты в виде графиков, персональные рекомендации по улучшению качества контактной базы, интерфейс на русском.

Mailvalidator как встроенный инструмент используют и сами ESP-платформы. Например, Mailganer.

Цена за проверку = количество имейлов. Чем их больше — тем выгоднее.

Zero Bounce — онлайн-верификатор, работает с файлами в формате TXT и CSV.

Что умеет:

• удалять адреса с ошибками доставки (hard/soft bounce);
• очищать от спам-ловушек и контактов, с которых поступает много жалоб;
• искать дополнительные данные.

Чем хорош: сервис находит недостающую информацию по имейлам (имя, фамилию, пол, город, страну, IP), есть круглосуточная поддержка.

Ещё: бесплатный тариф, если адресов немного. Дальше — уже по подписке + можно настроить кастомно в зависимости от нужд бизнеса (вплоть до Enterprise с безлимитным тестированием за 999$).

Snov.io — сервис по очистке списков email-адресов в режиме реального времени.

Удобен: можно удалить все catch-all и невалидные адреса, загрузить список адресов файлом, воспользоваться веб-приложением или подключить Email Verifier к CRM по API. Больше удобств: можно добавлять и верифицировать адреса посредством расширения Email Verifier для Chrome.

Что умеет:

• проверять адреса и домены на catch-all;
• работать с синтаксисом;
• исследовать адреса на случайный набор символов;
• проверять существующий домен;
• проверять MX-записи;
• запускать SMTP-аутентификацию;
• проверять на freemail;
• удалять дубликаты.

Чем хорош: индивидуальная проверка, импорт списков адресов для верификации и экспорт результатов проверки в удобном формате, интеграция через API с CRM-платформами, большой выбор тарифов.

Нюансы валидации

Узнаем, чем могут огорчить сервисы валидации. Парочка моментов, о которых вы тоже должны знать:

1. Платить придётся за каждый адрес, отправленный на проверку. Поэтому рекомендуем подготовить базу заранее и избавиться от дублей, абракадабры, которая иногда встречается среди нормальных email-адресов. Все можно сделать своими руками — небольшие манипуляции в Excel-таблице, и всё готово.

2. Сервис может не пропускать некорректные адреса: маленький процент погрешности на больших базах допустим. Ничего страшного если сервис отсеял 30–50% адресов, такое бывает если база «сильно залежалась».
   
3. С рассылкой по свежевалидированной базе не нужно затягивать, чтобы результаты валидации не потеряли актуальность.