Как планировать задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — инструмент расстановки приоритетов для эффективного управления временем и целями. Она базируется на двух вопросах: насколько важна задача и как срочно её нужно выполнить. В зависимости от ответов, дела распределяются на 4 квадрата: что нужно сделать в ближайшее время, что можно отложить, какие задачи делегировать, а какие — вычеркнуть из списка. 

Метод был назван в честь своего создателя Дуайта Д. Эйзенхауэра. Он был 34‑м президентом Соединённых Штатов с 1953 по 1961 год. До этого служил верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны. Позже стал первым верховным главнокомандующим НАТО.

Дуайт должен был постоянно решать, на какой из множества задач ему следует сосредоточиться сегодня. Это и привело его к изобретению матрицы.

Как использовать матрицу?

Чтобы принимать более рациональные и осознанные решения касательно последовательности этапов, нужно понимать разницу между важными и срочными задачами.

Важные. Спросите себя: «Пострадает ли проект, если этот пункт не будет выполнен?» Важные задачи имеют долгосрочные последствия. Они оказывают серьёзное влияние на проект, и от их выполнения зависит работа других людей.

Срочные. Вас раздражает, когда кто-то нарушает дедлайны и вы выбиваетесь из графика? Нас — да. Если сдача макета была запланирована на четверг, то пришлите его в срок. В крайнем случае — заранее извинитесь и согласуйте другой день.

Матрица представляет таблицу из четырёх квадратов с двумя осями: важность и срочность. Для удобства мы советуем делать отдельные таблицы для личных и профессиональных задач. Так вы избежите путаницы и сможете выделить время для каждой сферы.

Квадрат СДЕЛАТЬ

Это приоритетные задачи, которые требуют немедленного решения. Как правило, это вопросы здоровья, кризисных ситуаций, глобальных неприятностей или те, что способствуют достижению общего прогресса. 

Пример: в конце недели вы должны сдавать отчёт, а сегодня уже пятница. Задача срочная? Да. Важная? Определённо.

Квадрат ОТЛОЖИТЬ

Это долгосрочные цели, требующие внимания, но не имеющие фиксированных дедлайнов. Для них необходимо выделять время в расписании, потому что они так или иначе влияют на ваш успех. Сюда относятся вопросы саморазвития, общественные мероприятия и мелкие рабочие дела: ответы на письма, личные встречи. Выполняются по мере освобождения предыдущего квадрата. 

Пример: в начале каждого квартала вы представляете клиенту дальнейшую стратегию коммуникации. Сейчас апрель, значит, до следующей сдачи у вас ещё 2 полных месяца. 

Квадрат ДЕЛЕГИРОВАТЬ 

Эта категория относится к задачам, которые не важны, но актуальны. Звучит нелогично, но существует ряд обязанностей, которые не способствуют вашей продуктивности, но их нужно сделать. Сюда относятся домашние дела или подготовительные этапы к более серьёзным целям. По возможности этот список лучше передать кому-то другому. 

Пример: вам нужно приготовить ужин, но вы не хотите тратить на это время, поэтому заказываете еду из ресторана.

Квадрат УДАЛИТЬ

Действия из этой категории тормозят вашу продуктивность и пожирают время. Сюда относятся соцсети (если вы на них не зарабатываете), ответы на бессмысленные имейлы и прочее. 

Стоит отметить, что матрица создана для координации рутинных обязанностей и не учитывает время для отдыха. Поэтому в этот квадрат помещаются задачи, которые отвлекают вас во время работы. 

Пример: ваш друг выложил новый пост в Инстаграм, но если вы его откроете, то залипните на несколько часов.

Советы по использованию матрицы

Используйте цвета для обозначения квадратов. Это поможет вам быстро ориентироваться в задачах и расставлять приоритеты.

Разделяйте личные и профессиональные задачи. Так вы избежите захламления матрицы и сможете определиться, в какой последовательности всё делать.

Ограничивайте количество задач на квадрат. Так вы избавитесь от лишней нагрузки. 5–6 пунктов на квадрат — более, чем достаточно.

Планируйте с вечера. Утром вам будет сложнее вспомнить, что было сделано, а что нет. К тому же у вас будет больше времени на завтрак и сборы на работу.

Практикуйте технику «помидора». Ставьте таймер на 25 минут и старайтесь не отвлекаться во время сессии, после отдохните 3–5 минут и возвращайтесь к работе. После каждого четвёртого «помидора» делайте длинный перерыв (15–30 минут).

Пользуйтесь приложениями для планирования. Подготовили список лучших приложений, которые наладят как личную, так и командную работу.

Сервисы для планирования

Для личной продуктивности

Focus Matrix

Приложение построено на основе матрицы Эйзенхауэра.

Преимущества: 

• Интуитивно понятный интерфейс;
• Красивый дизайн;
• Фильтры поиска задач;
• Можно устанавливать дедлайны и ставить теги;
• Доступна Pro версия за 379 рублей.

Недостатки: 

• Нет руссификатора;
• Только для IOS;
• Реклама в бесплатной версии.

Taskman 

Также построено на матрице Эйзенхауэра.

Преимущества:

• Доступно 9 квадратов различной степени важности и срочности;
• Есть иллюстрированные иконки;
• Полностью бесплатное;
• Можно прикреплять фото.

Недостатки:

• Нет напоминаний;
• Нельзя избавиться от рекламы;
• Только для IOS.

Todoist

Самое популярное приложение для планирования в AppStore.

Преимущества:

• Простой интерфейс;
• Функциональность;
• Повторяющиеся задачи;
• Интеграция с Gmail, Google Calender.

Недостатки:

• Высокая стоимость подписки.

Для командной работы

Asana

Трекер задач для личной и командной эффективности. 

Преимущества: 

• Интуитивно понятный и приятный интерфейс;
• Доступны десктопная и мобильная версии (IOS, Android);
• Синхронизация с Gmail;
• Можно создавать несколько проектов и команд;
• Настраиваемые цвета; 
• Множество функций от таймлайнов до аналитики;
• Можно подобрать ценовой план в зависимости от потребностей.

Недостатки: 

• Отсутствует руссификатор;
• Неудобная мобильная версия;
• Только платные тарифы.

Trello

Программа для управления проектами небольших групп. 

Преимущества: 

• Есть бесплатная версия;
• Можно добавлять быстрые заметки;
• Поддержка русского языка;
• Доступны десктопная и мобильная версии (IOS, Android);
• Многофункциональный.

Недостатки:

• Непривычный интерфейс;
• Сложный поиск сообщений. 

Basecamp

Одна из первых платформ на рынке для полноценного управления проектами.

Преимущества:

• Задачи по проекту в виде To-Do списков;
• Многофункциональность;
• Интеграция с Google Docs;
• Удобная мобильная версия.

Недостатки:

• Отсутствие русификации;
• Высокая цена для малого бизнеса.

Jira

Предназначена для agile-проектов.

Преимущества:

• Доступны настраиваемые scrum- и kanban-доски;
• Встроенные отчёты;
• Интеграция с Битрикс24.

Недостатки: 

• Непонятный интерфейс;
• Отсутствует бесплатная версия;
• Высокая стоимость тарифов.