Как контролировать и мотивировать сотрудников на удалёнке

Удалённая работа — это форма трудовой деятельности, когда сотрудники выполняют свои профессиональные обязанности вне традиционного офиса, а чаще всего из дома, коворкинг-центров, кафе или других удобных для них мест. Можно работать из любой точки мира и свободно путешествовать. 

Удобный график позволяет самостоятельно планировать рабочее время в соответствии с поставленными задачами и личными предпочтениями. Есть возможность спокойно сочетать работу и личные дела, сохраняя баланс между профессиональной и личной жизнью. Не нужно тратить время и деньги на дорогу до офиса.

Плюсы удалённых сотрудников

• У работодателя есть возможность нанимать людей из любого региона и любой страны, не ограничиваясь географическим положением офиса. Так гораздо легче найти узкоспециализированных профессионалов.

• Уменьшение или полное исключение затрат на аренду офисных помещений, оплату коммунальных услуг, оборудования рабочих мест. Нет необходимости компенсировать транспортные расходы.

• У сотрудников появляется возможность работать в наиболее продуктивное для них время, что может повысить общую производительность. Также часто трудовая деятельность из дома или другого комфортного места способствует лучшей концентрации (при отсутствии отвлекающих факторов).

• Возможность работать удалённо помогает лучше балансировать между работой и личными обязанностями, что гарантированно повышает их удовлетворённость и работоспособность. А отсутствие необходимости тратить время на дорогу до офиса снижает уровень стресса и выгорания.

• Удалёнщики помогают компаниям быстрее адаптироваться к внешним изменениям, таким как пандемии, стихийные бедствия или другие непредвиденные ситуации. Также компании могут быстрее расширять или сокращать штат в зависимости от потребностей бизнеса.

• Чем меньше людей ездят на работу, тем меньше выброс углекислого газа, что способствует защите окружающей среды и доказывает тот факт, что ваша компания заботится об экологии.

• Люди из разных регионов и культур привносят разнообразие взглядов и идей, внедряя инновации и развивая креативность.

• Возможность работать удалённо делает компанию более привлекательной для талантливых продвинутых кандидатов. Так как этот яркий показатель того, что компания придерживается современных и гибких методов работы, что может улучшить её репутацию на рынке.

Иными словами, удалённые сотрудники могут существенно повысить эффективность и конкурентоспособность компании, что делает удалёнку важным и перспективным элементом современного бизнеса.

Минусы

• Удалённые команды могут столкнуться с проблемами в эффективной коммуникации, особенно если члены команды находятся в разных часовых поясах. А отсутствие личных встреч может уменьшить количество неформальных обсуждений, которые часто способствуют инновациям и быстрому решению проблем.

• Некоторые сотрудники чувствуют себя изолированными от команды, что может привести к снижению мотивации и удовлетворённости. Без регулярных личных встреч становится труднее поддерживать и развивать корпоративную культуру и командный дух.

• Сложно отслеживать производительность сотрудников и контролировать их занятость. Некоторые из членов команды могут испытывать трудности в установлении границ между профессиональной деятельностью и личной жизнью, что может привести к выгоранию.

• Стабильность работы зависит от качества интернет-соединения и технического оборудования сотрудников. К тому же обеспечение удалённой технической поддержки гораздо сложнее и дороже, чем в офисе.

• Удалёнка может увеличить риски утечки данных и других инцидентов кибербезопасности, особенно если сотрудники работают с недостаточно защищённых устройств или сетей.

• Проведение тренингов и наставничества может быть менее эффективным в удалённом формате. А отсутствие непосредственного взаимодействия с коллегами и руководством может ограничивать возможности для развития карьеры.

• Трудно поддерживать одинаково высокие стандарты работы среди всех сотрудников, особенно если они находятся в разных регионах с разными условиями.

• Процесс интеграции новых сотрудников может быть менее эффективным и более длительным, так как новички не получают достаточной поддержки и наставничества.

Несмотря на то, что удалённая работа предоставляет множество преимуществ, компании должны учитывать и управлять её потенциальными недостатками.

Кому подойдёт работа на удалёнке

Удалённая работа подойдёт далеко не каждому. Важно обладать рядом определённых качеств и навыков. Такие условия подойдут вам, если вы:

• имеете сильные навыки самодисциплины и самоорганизации (работа без постоянного контроля требует способности самостоятельно планировать своё время и задачи);

• цените гибкость графика (многие удалённые работы позволяют самостоятельно выбирать время работы, что удобно для тех, кто имеет семейные обязательства и другие личные дела);

• предпочитаете работать в комфортной домашней обстановке (люди, которые чувствуют себя продуктивнее и комфортнее дома, могут получить больше удовольствия от удалённой работы);

• имеете навыки эффективного общения онлайн (умение пользоваться различными коммуникационными инструментами: электронная почта, мессенджеры, видеоконференции, и эффективно общаться с коллегами на расстоянии важно для удалённой работы);

• желаете избежать длительных поездок на работу (работа из дома избавляет от необходимости тратить время и деньги на дорогу до офиса);

• работаете в сферах, поддерживающих удалённый формат (IT, маркетинг, дизайн, перевод, поддержка клиентов и другие профессии, где основной инструмент работы — компьютер и интернет);

• имеет хорошо организованное рабочее место дома (наличие тихого и удобного пространства для работы способствует продуктивности и комфорту);

• умеете использовать технологии и инструменты для удалённой работы (знание и умение пользоваться проектными менеджерами, облачными хранилищами и другими инструментами для совместной работы онлайн).

Если человек соответствует большинству этих критериев, то работа на удалёнке может стать для него отличным вариантом.

Как контролировать работу сотрудников на удалёнке 

Контроль работы сотрудников на удалёнке очень важен для поддержания эффективности, производительности и соблюдения сроков.

1. Использование специализированных инструментов и программного обеспечения.

Трекеры времени. Toggl, Time Doctor, Hubstaff — эти инструменты помогают отслеживать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение различных задач.

Программы для мониторинга. ActivTrak, Teramind и другие, позволяют отслеживать активность сотрудников на компьютере, включая используемые приложения и посещаемые веб-сайты. 

Системы управления проектами. Weeek, Monday.com — эти и другие платформы позволяют следить за ходом выполнения проектов, устанавливать задачи, сроки и отслеживать их выполнение.

Инструменты для видеоконференций и коммуникации. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype — регулярные видеозвонки и совещания помогают поддерживать коммуникацию и координацию внутри команды.

Скриншоты экрана. Некоторые программы, такие как Time Doctor и Hubstaff, могут делать случайные скриншоты экрана сотрудников для проверки их работы.

2. Установление чётких ожиданий и стандартов

Определение целей и задач. Установите чёткие и измеримые цели для каждого сотрудника. Это поможет оценить их производительность и прогресс.

Регулярные отчёты. Требуйте регулярных отчётов о выполненных задачах и достигнутых результатах. Они могут быть как ежедневными, так еженедельными.

3. Планирование и организация

Составление расписания. Установите рабочие часы и расписание для команды, чтобы все знали, когда можно связаться друг с другом.

Ежедневные и еженедельные совещания. Проводите регулярные онлайн-встречи для обсуждения прогресса, планов и проблем.

4. Оценка и обратная связь

Регулярный контроль. Проводите регулярные проверки производительности на основе установленных целей и задач.

Обратная связь. Предоставляйте сотрудникам обратную связь по их работе, чтобы они знали, в чём они преуспевают, а на что нужно обратить внимание.

5. Создание условий для самостоятельной работы

Автономность и ответственность. Предоставляйте сотрудникам больше автономии, чтобы они могли самостоятельно отвечать за свои задачи. Это может повысить их мотивацию и самоорганизацию.

Мотивирование сотрудников. Используйте методы поощрения и мотивации для поддержания высокой производительности.

6. Развитие корпоративной культуры и командного духа

Организация онлайн-мероприятий. Проводите виртуальные тимбилдинги и социальные мероприятия для поддержания командного духа и взаимодействия между сотрудниками.

Обучение и развитие. Организуйте онлайн-тренинги и программы повышения квалификации для сотрудников.

Эффективный контроль сотрудников на удалёнке требует использования различных инструментов и подходов, которые обеспечивают баланс между контролем и доверием. Важно создать условия, при которых сотрудники будут мотивированы и смогут эффективно выполнять свои задачи, чувствуя поддержку и понимание со стороны руководства.

Чем мотивировать удалённых сотрудников

Мотивация сотрудников на удалённой работе является важным фактором для поддержания их продуктивности.

• Желательно устраивать частые онлайн-встречи, включая индивидуальные созвоны и командные совещания, чтобы обсудить текущие задачи, успехи и проблемы. Также обеспечьте регулярную обратную связь по выполненным задачам, отмечая достижения и предоставляя каждому члену команды рекомендации по улучшению.

• Публично отмечайте успехи сотрудников на командных встречах или в корпоративных чатах. Предоставляйте бонусы, подарочные карты или другие материальные поощрения за достижения и успешное выполнение задач.

• Организуйте тренинги, вебинары и курсы для повышения квалификации сотрудников. Обеспечьте возможности для карьерного роста и продвижения по службе.

• Предоставьте своим сотрудникам возможность выбирать удобное время для работы, что поможет им лучше совмещать работу и личные дела. Предоставьте необходимое оборудование и ресурсы для комфортной работы дома: компьютеры, стулья, и программное обеспечение.

• Организуйте онлайн-мероприятия, игры и конкурсы для укрепления командного духа и улучшения взаимодействия между сотрудниками. Создайте атмосферу, в которой сотрудники смогут поддерживать и помогать друг другу, делиться идеями и опытом.

• Будьте открыты и прозрачны в отношении целей компании, текущего состояния дел и будущих планов. Привлекайте сотрудников к обсуждению и принятию решений, которые касаются их работы и команды.

• Регулярно проводите опросы и беседы для выявления уровня удовлетворённости и возможных признаков выгорания. При необходимости предлагайте программы поддержки психического здоровья: консультации психолога, вебинары по управлению стрессом и балансировке работы и личной жизни.

• Установите конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени цели для сотрудников. Помогайте им отслеживать свой прогресс и достижение целей, чтобы они тоже могли видеть результаты своей работы.

Мотивация, как и контроль, удалённых сотрудников требует комплексного подхода, включающего коммуникацию, признание, развитие и создание комфортных условий работы. При грамотном выполнении всех условий, у вас не возникнет проблем с сотрудниками на удалёнке.