Как эффективно проводить встречи с клиентами и коллегами

Убедитесь в необходимости встречи

Прежде чем созывать совещание, проверьте, а можно ли обойтись без встречи. 

Подумайте, можно ли донести информацию другими способами: письмом в почте или сообщением в чате. Если да — напишите текстом и не тратьте время на очередное совещание. Плюс текстового формата в том, что к нему можно всегда вернуться и перечитать ключевые моменты.

Если нужно обсудить всё голосом — собранию быть.  

Назначьте время встречи заранее 

У всех есть свои рабочие задачи и найти время для срочного созвона бывает крайне сложно. А если участники знают про встречу заранее — они могут подготовиться и сформулировать вопросы.

Чем раньше вы уведомите участников, тем больше шансов на то, что встреча состоится и пройдёт успешно.

Регулярные встречи лучше сразу проставить в календарь, а насчёт новых — договариваться заранее сразу, как только появилась необходимость. Если вопрос действительно неотложный, то донесите его важность сотрудникам, чтобы они расставили приоритеты текущих задач, и срочное совещание состоялось. 

Составьте список участников 

Зовите только тех, кому нужно, важно и полезно быть на встрече. 

Мысль простая: любое совещание или созвон отрывает человека от работы. Встреча пройдет эффективнее, если на неё придут только те, без кого ну никак нельзя. 

Зовите только тех, кто может быть действительно полезен. Это могут быть ключевые лица, принимающие решения, эксперты, специализирующиеся на теме совещания, члены команды, заинтересованные в результате и т. д.

Пример: если планируется звонок по обсуждению стратегического развития, то звать на него дизайнеров будет неуместно. 

Ещё один важный совет по поводу количества участников: если вопрос можно решить в личном взаимодействии с конкретным членом команды или один на один с клиентом — не собирайте всех остальных. 

Не забывайте: чем меньше участников, тем лучше. 

Когда определились с нужными людьми — уточните, все ли участники готовы к встрече и смогут ли быть на ней. Если один из ключевых участников в отпуске, на больничном, в дороге или не может нормально подготовиться ко встрече — звонок лучше перенести или решить всё в формате переписки. 

Работа — работой, но ещё есть важный нюанс с эмоционально-физическим состоянием. Если есть возможность перенести звонок на время, когда у человека будет более ясная голова — лучше это сделать. 

Из наблюдений: утренние звонки обычно проходят продуктивнее вечерних.

Помимо этого, назначьте и заранее распределите роли. На крупной встрече желательно должны быть: 

• фасилитатор встречи [контролирует ход разговора];
• ответственный за тайминг [обычно встреча не должна длиться более 45 минут];
• ответственный за заметки и последующую отправку «конспекта» — фоллоу-апа созвона.

Сформулируйте цели встречи

Первое, что нужно сделать при планировании встречи — чётко определить её цель, которая должна быть достигнута к концу.

Чётко сформулированная цель — залог содержательного обсуждения по существу. 

Цель встречи лучше составлять сразу в глагольной форме. Такой подход автоматически выявляет задачу и не позволяет попусту тратить время.

Из целей формируется структура встречи и какие вопросы на ней будут обсуждаться.

Пример: Игорь, предлагаю созвониться в четверг, 29 сентября, в 12:00. Нам нужно спланировать план промо-активностей на следующий месяц и согласовать смету. 

Если время позволяет, спросите у участников, чего они ожидают от встречи. Важно синхронизировать ответы, чтобы понять, какой должен быть итоговый результат.

Составьте адженду собрания

Адженда — это список тем и вопросов, которые будут обсуждаться на встрече. 

Список может быть в формате отдельного документа или просто зафиксирован в сообщении. Этот материал нужно приложить к приглашению на встречу. В этом документе должны содержаться тезисы для обсуждения, изложенные в логическом порядке, и реалистичный хронометраж обсуждения каждого из них.

Не выносите больше 5 идей на обсуждение [помним про 45 минут]. Сама адженда не должна быть больше 1 страницы.

Во время встречи двигайтесь по вопросам адженды и следите за тем, чтобы обсуждение не отдалялось от их сути. Сложные вопросы, требующие отдельного звонка, лучше вынести на дополнительных совещаниях.

Подготовьтесь ко встрече

Собрание пройдёт быстрее, если собрать все материалы, которые будут обсуждаться, и держать их под рукой. Лучше выслать их на ознакомление до звонка участникам заранее, чтобы все были в контексте.  

Это касается как регулярных, так и креативных встреч. Если нужно согласовать смету — убедитесь, что данные актуальны и вышлите клиенту ссылку до встречи. Если созвон посвящён брейншторму, то нужно заранее описать идею для креатива и дать ссылку на изучение проекта, чтобы не тратить время на звонке. 

Так все смогут качественно подготовиться ко встрече и прийти на неё уже с предложениями, решениями или идеями. 

После встречи составьте план действий и напишите фоллоу-ап

Фоллоу-ап — это итоги встречи, зафиксированные в сообщении: что обсудили и о чём договорились. Другими словами, ёмкий конспект встречи.

Без фоллоу-апа есть риск, что важные договорённости или нюансы потеряются. Всегда отправляйте письмо или сообщение по итогам встречи. Поверьте, никто ничего не запомнит полностью.  

Заканчивайте встречу на том, чтобы каждому участнику был понятен финальный план действий вместе с дедлайнами конкретных задач и их исполнителями. 

Сообщение по итогам встречи помогает участникам выделить ключевые пункты обсуждения и понять, какой план действий дальше. 

Не забудьте поблагодарить участников за уделённое время, внимание и проделанную работу.  

Также после встречи важно оценить, насколько эффективно она прошла. Можно собрать обратную связь участников с помощью короткого опроса.

• Было ли полезно проведённое мероприятие? Да/Нет
• Как вы оцениваете эффективность встречи по шкале от 1 до 5?
• Почему вы поставили такую оценку?

Коллеги vs клиенты: есть ли разница?

Короткий ответ: нет.

Развёрнутый: нет, потому что любая встреча затрагивает рабочее время других участников. Каждая встреча должна иметь чёткую цель и заранее сформулированные задачи. 

Какой бы ни была ваша встреча — среди команды или с важными клиентами — ещё раз проанализируйте её с помощью этой статьи. Цените своё время и время ваших коллег.