Блог База знаний
14 минут на чтение
820
0

Как организовать тендер на диджитал-услуги

14 минут на чтение
820
0

В России к тендерам относятся неоднозначно: для кого-то это возможность круто заявить о себе, а для кого-то — «ой, да там всё куплено». Хорошая новость: к сфере диджитала это мало применимо. Подробнее об этом — в нашей первой статье из цикла работ о тендерах.

Тендер простыми словами — это официальный конкурс от организации, в котором подрядчики «борются» за выполнение заявленных работ. То есть, одна компания говорит: «нам нужно сделать вот это», а другие — «мы можем сделать это вот за столько денег». Кто выдвинул самый подходящий оффер — того и проект. И, соответственно, бюджет.  

Государство, например, устраивает тендеры на благоустройство городского парка, а вот бренды — на разработку сайта или внедрение CRM-маркетинга. Да, будем говорить о тендерах в диджитале.

Но сначала разберём, какие бывают тендеры:

  • Государственные. Их проводят бюджетные и муниципальные госучреждения, а регулирует такие тендеры 44-ФЗ.
  • Закупки для компаний с госучастием. Такие тендеры проводят компании, частично или полностью принадлежащие государству, компании с регулируемой деятельностью и естественные монополии. Такие, как «РЖД» или «Газпром», например. Контролирует их 223-ФЗ.
  • Коммерческие закупки, которые в основном организует частный бизнес. Регулируются они 448 ГК РФ и 135-ФЗ. Они-то нас и интересуют.

Кроме того, тендеры делятся на открытые, закрытые и с ограниченным участием. 

Организаторы открытых тендеров размещают информацию публично, чтобы в них могли поучаствовать все желающие игроки отрасли. 

В закрытых тендерах могут участвовать только те компании, которых заказчик отобрал заранее.

В тендеры с ограниченным участием попадают только специфические лоты. Если предмет контракта относится к государственной тайне или к работе с архивными материалами, например.

Важное отличие тендера в диджитале от обычных конкурсов [вроде «сделай репост и выиграй свитшот»] — это то, что подрядчику [как правило, агентству] нужно выполнить тендерное задание. То есть, показать пример работы. Просто скинуть старые проекты — не пойдёт. Нужно сделать специально под тендер.

Вот как это происходит:

— организатор тендера [компания, которой необходима услуга] формулирует задачу, которую нужно выполнить;

— публикует тендер на специальной площадке [иногда проводятся закрытые тендеры со списком потенциальных подрядчиков, и оффер направляется им напрямую];

— подрядчики [самозанятые, индивидуальные предприниматели, студии и агентства] отвечают на тендер и подтверждают своё участие, обозначают сроки [если они не заявлены в условиях тендера, но это редкость]; 

— подрядчик выполняет тендерное задание и отправляет его заказчику [+ можно подготовить дополнительные материалы по теме или презентовать проект лично, если на это будет запрос];

— организатор отбирает лучшую работу по своим параметрам и выбирает победителя.

Зачем диджиталам вообще нужны тендеры

Найти подрядчика в океане диджитал-услуг можно как угодно: опубликовать объявления в социальных сетях или открыть вакансию на HeadHunter. Даже сарафанное радио может помочь. Однако есть некоторые нюансы, из-за которых крупные компании делают выбор в пользу тендеров. 

Выбор лучшего подрядчика. Компаниям не нужно отсеивать сотни нецелевых анкет. Участие в тендере предполагает определённый статус исполнителя, поэтому на задачу откликаются в основном те, кто уже обладает нужными навыками, знаниями и опытом. 

Экономия времени. Организаторам тендера не придётся никого искать — подрядчики приходят сами. Все они уже собраны в одном месте — на тендерной площадке.

Экономия средств как вишенка на торте. С помощью тендера найти оптимальный вариант по цене и качеству проще: чем больше откликов, тем выше шанс, что найдётся хороший исполнитель. Подрядчики заинтересованы в том, чтобы получить заказ, и готовы бороться за него с конкурентами. 

Как организовать тендер 

Если вам нужно найти исполнителей с помощью тендера, держите нашу инструкцию.

Шаг 1. Выберите площадку

В крупных компаниях есть отдел по работе с закупками: там специалисты уже знают, какие коммерческие торговые площадки нужно мониторить для интересных заказов. Перечислим самые масштабные: 

Система электронных торгов B2B-Center

ЭТП «Торги 223»

ETPRF, ONLINECONTRACT

Аукционный конкурсный дом

Система электронных торгов SETonline.ru

Всероссийская универсальная торговая площадка (Lot-online)

ЭТП OTC-tender.

Перечень таких сайтов всё время меняется и обновляется. Однако в рунете есть только одна площадка, специализирующаяся конкретно на диджитал-услугах — Workspace. Вот пример тендера, размещённого на ресурсе:

Кстати, в тендерах могут участвовать юридические и физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели. Об этом прямо сказано в 44-ФЗ и 223-ФЗ. В гражданском кодексе запретов нет. 

Шаг 2. Зарегистрируйтесь на площадке

Некоторые площадки работают на платной основе, поэтому будьте готовы оплатить доступ.

Для регистрации на любой торговой площадке необходима цифровая подпись и пакет документов [у каждой площадки — свой]. Чаще всего просят копию устава, ИНН, ЕГРЮЛ и документы о том, что руководитель компании вправе подавать такие заявки на регистрацию.

При регистрации обязательно укажите данные о компании: название, сайт и контакты. Если электронная подпись уже имеется, а нужный пакет документов собран, регистрация займёт не больше двух часов.

Шаг 3. Подробно опишите задачу

Закон не предусматривает особых требований к документации тендера — есть лишь общие юридические рекомендации. Например, инструкции по заполнению документов, порядок рассмотрения и изменения заявок, а также сам объект закупки — то есть, какие именно услуги необходимы заказчику.  

Прикрепляйте к заявке все материалы, что есть: сроки выполнения, техническое задание, заполненный бриф, гайды, референсы, все наработки по проекту. 

Укажите требования к исполнителю. Например, вам важно, чтобы подрядчик территориально находился в определённом городе или работал на рынке несколько лет. 

Не скрывайте бюджет проекта. Укажите хотя бы вилку цен, чтобы кандидаты ещё на берегу оценили, рентабельна ли для них эта задача. 

Это не только сэкономит время на объяснениях, но и поможет отсеить нецелевые отклики. 

Важно: условия тендера должны быть прописаны просто, чётко и точно. 

Пример задачи на площадке workspace.ru

Шаг 4. Сформулируйте тестовое задание

Чтобы получить наилучшее качество работы, лучше дать подрядчикам тестовое задание. Это поможет понять подход к решению задач и профессиональный уровень исполнителей.

Обратите внимание: тестовое задание не должно требовать от подрядчиков сверхусилий. Так же как не следует в качестве тестового запрашивать объёмную задачу, которая является частью основного ТЗ. 

Почему? Представьте ситуацию: на тендере появляется тестовое — написать стратегию продвижения. Десятки исполнителей напишут разные варианты стратегий, а после тендера заказчик объявит, что остаётся с предыдущим подрядчиком, оставив все варианты стратегий себе. 

Да, так тоже бывает. Это неэтично — поэтому такие тестовые и вызывают подозрения, настораживают и отталкивают участников. 

Лучше давайте конкретные задания, не входящие в состав основной задачи, но касающиеся её. Возьмём для примера исполнителей, которые борются за право вести email-маркетинг крупной компании. Для них тестовое может выглядеть так: проанализировать действующие рассылки компании и предложить решения по их улучшению. 

Шаг 5. Проведите тендер

Когда тендер опубликован на площадке, исполнители получают доступ к предложению. 

Вот как всё это происходит: есть начальная максимальная сумма контракта — это самая высокая цена, которую компания готова заплатить исполнителю. Подрядчик выполняет тестовое задание и оглашает ту сумму, за которую готов работать [она может быть ниже максимальной цены контракта]. 

Тендер длится до тех пор, пока заказчик не выберет агентство, чья работа его устроит и по цене, и по качеству. Дальше с победителем заключают контракт. В нём не должно быть разногласий: по какой цене исполнитель предложил свои услуги, такую сумму ему и заплатят.  

Все эти шаги применимы как к тендерам в диджитале, так и к тендерам в области конкретно email-маркетинга. Дерзайте!

Как выбрать лучшего подрядчика

Итак, вы опубликовали задачу и получили отклики от агентств с выполненными тендерными заданиями. Пришло время выбрать того, кто будет вести ваш проект.

Выявить лучшее диджитал-агентство на тендере помогут несколько критериев.

Цена

Не самый эффективный способ отбора. Агентства, которые ставят низкий ценник на свои услуги, редко имеют статус профессионала на рынке. Так вы получите посредственное качество работы или не получите её вовсе — такие подрядчики не всегда рассчитывают свои усилия и срывают сроки по факту, выполняя задание «для портфолио».

Качество

Если видите шаблонные отклики, которые наверняка рассылаются пачками на все подряд тендеры, лучше не тратьте на них время. Здесь важно оценить общий подход, скорость выполнения задач и их качество. 

Для примера возьмём тендер на email-маркетинг бренда под ключ. Представим, что клиент в качестве тендерного задания попросил создать промописьмо. Что он будет оценивать? Попадание в tone of voice и брендбук, креатив в копирайтинге и дизайне, адаптацию рассылки к мобильным устройствам и тёмной теме.

Обратите внимание на то, насколько агентство заинтересовано в вашем бизнесе. Если оно активно работает над тем, чтобы понять ваш продукт, тогда вы наверняка сможете построить эффективные долгосрочные отношения.

Выбирайте агентства по качеству выполняемой работы, предоставляемого сервиса и степени готовности проникнуть в задачу. Это сразу будет видно после выполнения тестового задания.

Рынок

Лучше не выбирать те агентства, которые берутся абсолютно за всё — если только это не крупные игроки рынка, которые оказывают услуги комплексно. Советуем выбирать среди тех, кто специализируется на конкретной сфере: например, делают только email, но делают качественно.

Обратите внимание на общее впечатление: релевантный опыт, презентацию готового результата, рассказ об агентстве, его клиентах и составе команды. В общем, нужно внимательно изучить профили исполнителей, выполнивших тестовое задание. Обращайте внимание на: 

— факты и цифры. Сколько лет подрядчик на рынке, сколько работ выполнено, сколько человек трудится в штате и так далее;

— специализацию. Выбирайте тех, кто является профессионалом в конкретной сфере;

— портфолио. Если есть ещё и кейсы — отлично;

— награды, места в рейтингах, победы в других тендерах и отзывы клиентов помогут подтвердить экспертность.

Так вы наглядно увидите, как агентство работает и каких результатов для бизнеса добивается. 

Кстати, как правило, компания-заказчик возвращается с фидбэком не только к победителю, но и ко всем остальным участникам с мотивированными причинами отказа.

Ещё несколько советов

Держите список участников тендера открытым. Так каждый исполнитель не только будет знать своих конкурентов в лицо, но и будет уверен, что тендер прозрачен и тут нет никакой коррупции.

Благодарите. Разработка и создание писем, стратегий или креативных концепций, подбор референсов, проработка каждого пункта тестового задания — всё это работа. А практика оплаты тестовых заданий уже вовсю захватывает индустрию диджитала даже в России, потому что это этично. Самый лучший вид благодарности — почасовая оплата.

Общайтесь с участниками тендера. Корректируйте их работу и направляйте, помогайте каждому подрядчику сделать лучшее предложение. Тем более что это всегда настораживает: если заказчик не готов встретиться для знакомства, не хочет выходить на коммуникацию или подключиться к презентации предложения. 

Обосновывайте выбор подрядчика и его конкурентоспособность для всех тех, кто этого пожелает. Так будет честно и открыто. К тому же, так каждый исполнитель поймёт, как улучшить свою работу и что можно доработать. 

Делайте кейсы. Расскажите о том, как вы провели тендер, кто его выиграл и какой результат спустя год получили.

Благодаря тендерам вы можете получить уникальный продукт или суперпрофессионала в свою команду, чтобы в дальнейшем вместе сделать бренд сильнее. А если сомневаетесь, нужен ли вам подобный способ поиска подрядчиков, смело обращайтесь за помощью к нам: Mailfit специализируется на CRM-маркетинге, сайтах, интеграциях и чат-ботах.

Это была первая статья из цикла о тендерах. В следующих сериях вы узнаете, как мы участвуем в тендерах и тех «конкурсах», которые мы провалили. Не переключайтесь 🙂

Подписывайтесь на ежемесячный дайджест Mailfit
Раз в месяц присылаем новости диджитала, последние кейсы, рассказываем про работу, собираем интересный и полезный контент в одном письме.
Ваша электронная почта
Нажимая на кнопку, соглашаюсь с политикой обработки персональных данных

ПОЛУЧИЛОСЬ!
Скоро вы начнете получать нашу рассылку