10 правил деловой переписки

Правила написаны по мотивам популярного поста от Елены Торшиной.

Правила написаны по мотивам популярного поста от Елены Торшиной.

Мне очень импонирует подход Елены к вопросам деловой переписки, поэтому я решил в более краткой форме изложить её принципы, опустив нецензурные конструкции. Надеюсь, вам будет полезно и вы будете применять эти принципы в вашей работе.

Правило первое: любая переписка может стать публичной

Любая переписка в интернете, в том числе и по электронной почте, может стать публичной по желанию одной из сторон. Кроме того, она может иметь юридическую силу и использована в различных разбирательствах. Например, во внутренних расследованиях. Рекомендация простая: в любой деловой переписке ведите себя прилично и думайте о том, что пишете.

 

Правило второе: файлы в первую очередь

Начинайте любое письмо с прикрепления файлов. Это сэкономит время в будущем, когда письмо отправлено, а файлы не прикрепились. Старайтесь использовать общедоступные форматы файлов, типа .doc или .xls, а также называйте их латиницей и без пробелов — так ваши файлы смогут открыть 99,9% людей без всяких проблем.

Примечание автора: можно воспользоваться облачными хранилищами, например  Google Drive + Google Docs и прикреплять все документы в виде ссылок. Это удобно совместно редактировать, однако в этой ситуации существует проблема форматирования — документ, созданный в Microsoft Word не будет выглядеть на 100% так же, как и Google Docs. Будьте бдительны.

 

Правило третье: тема письма должна давать понимание о содержимом

После того, как вы прикрепили файлы и написали текст письма в приличной форме, стоит перейти к теме письма. Она должна содержать ключевые слова, по котором потом будет легко найти письмо. Тема письма должна давать понимание: Что это — задача? Форс-мажор? Заявка на оплату? Документы? Оперативное согласование? Согласование в обычном режиме? Не стоит писать в теме письма односложные конструкции типа «Договор» или «Срочное» — подобных тем может быть огромное количество, и ваше письмо попросту потеряется в переписке собеседника.

 

Правило четвёртое: будьте аккуратны со списком адресатов

Когда файлы, текст, тема письма готовы — пора определиться, кому мы отправляем письмо. Если вам необходимо, чтобы письмо получили несколько человек, то в поле «Кому» вы вставляете главного, а в поле «Копия» — всем остальным. Если вы хотите, чтобы письмо получил кто-то ещё, но его не должны увидеть другие участники переписки — смело ставьте его в поле «Скрытая Копия». Если вам пришло письмо, где в копии несколько адресатов, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем». Потому что за обсуждаемый вопрос в переписке могут отвечать сразу несколько человек.

 

Правило пятое: один рабочий вопрос — одна тема письма

Всегда сохраняйте историю переписки в одной ветке. Если с одним адресатом вы обсуждаете несколько деловых вопросов — пожалуйста, создайте несколько переписок с разными темами. Это позволит не запутаться в обсуждаемых вопросах и не упустить важных деталей. Пишите коротко: длинные письма имеют значительно меньше шансов, что их дочитают до конца.

Все рабочие и важные вопросы следует направлять именно по почте, и ни в коем случае не в чат (скайп, воцап, вайбер, телеграм) — потому что в чате человек может не увидеть важного сообщения в массе других личных переписок.

 

Правило шестое: пишите коротко и по делу

Ваши письма, будь вы клиент, будь вы наёмный работник, будь вы фрилансер, будь вы хоть Владимир Владимирович, очень часто копируются полностью или частично простым действием Ctrl+C Ctrl +V и пересылаются как команда действия дальше по цепочке. Например, вы описываете какие-то правки к тексту, сайту или баннеру. Напишите так, чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить дизайнеру или автору правки, никого не оскорбив. Не пишите «дизайнер мудак, пусть в жопу себе засунет логотип», потому что кто-то будет сидеть и редактировать ваше письмо в блокноте, чтобы потом отправить дизайнеру нормальную рабочую версию.

 

Правило седьмое: пишите грамотно

Всегда пишите рабочие письма грамотно:

  1. новое предложение с большой буквы;
  2. абзац с новой строчки;
  3. всё с запятыми и точками на конце;
  4. вопросительными знаками, если вы спрашиваете.

 

Правило восьмое: проверяйте то, что отправляете или пересылаете

Никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их. Последствия могут быть фатальны. Вы можете запросто выслать клиенту внутренние расчёты и  тогда, например, все узнают про вашу маржу в 300%. Вы можете отправить неверный счёт и вам потом не вернут деньги. Всегда открывайте и проверяйте файлы, которые пересылаете.

 

Правило девятое: отвечайте на все письма в течение суток

Всё очень быстрое вокруг. Через сутки ваш ответ уже будет никому не нужен. Через двое — тем более. Если есть какие-то тяжелые, сложные вопросы — они очень быстро консервируются и становятся нерешаемыми, письма тонут под слоями новых писем. А это всё деньги.

 

Правило десятое: дожимайте переписку, даже если надо писать неприятные вещи

Все люди мигрируют из конторы в контору, из бизнеса в бизнес, из журналистов в бомжи, из пиарщиков в журналисты, из грязи в князи, из наёмников в боссов. Сегодня вы сольётесь перед человеком, а завтра он вам очень понадобится, и будет крайне неудобно всплывать в почте, и будут низкие шансы, что он пошевелится, чтобы вам помочь.

 

Рекомендация: старайтесь отправлять письма в рабочее время

Не отправляйте письма по ночам — это значит, что вы либо вкалываете на работе, либо тусуетесь в клубах или барах, либо у вас совсем нет личной жизни.

 


По тому, как вы работаете в почте, как оформляете письма, вложения, темы, сразу, моментально виден ваш уровень. Сразу видно, что вы не умеете работать с файлами.

Поделиться
Вконтакте
0
Поделиться
в Фейсбуке
0
  • Богдан Ивашковский

    Здравствуйте, Миша. У вас два шестых правила. Любимая цифра? 🙂

Подпишитесь на новости и получите универсальный шаблон рассылки